Bemanning  
 
   Om Paula Liukkonen
 
 
   Läs mina böcker
   på webben
 
 
   Personalutköp
 
 
   Hälsobokslut
 
 
   Bemanningsekonomi

•     Böcker

      Arbetsmaterial

      Exempel
 
 
   Sjukfrånvaro
 
 
   Litteratur/ uppsatser
 
 
   Bokbeställning
 
 
   Henkilöstön arvon
   mittaaminen
 
Böcker om bemanningsekonomi
 
Bemanningens ekonomi – om personal, ekonomi och ansvar förr och nu

Bemanningens ekonomi   Min ambition med denna bok är att skapa engagemang och vilja att påverka arbetets utformning genom satsningar på en bättre bemanningsredovisning. En redovisning som underlättar dialogen om arbetet och dess villkor. Men också en redovisning som ökar både den anställdes och arbetsgivarens insikt om hur viktigt det är att från allra första början ställa grundläggande frågor och bemanna arbetet rätt i stället för att hamna i en evig karusell som styrs av för hög frånvaro, okontrollerbar personalomsättning och för höga arbetskraftskostnader.


Bemanningens ekonomi
Förord till den första upplagan år 2006 och tillbakablick inför bokens fjärde upplaga år 2016

Stora utmaningar som berör arbetets bemanning väntar oss. Övergången från industrisamhälle till tjänstesamhälle fortsätter. Globaliseringen, som har gjort oss till konsumenter och producenter på världsmarknaden, fortgår oavbrutet och gör oss än mer beroende av andra kulturer. En anpassning till EU:s styr- och regelsystem är på gång. På hemmaplan väntar omfattande strukturförändringar inom tjänstesektorn för såväl unga som äldre. Arbetstillfällen minskar när de flyttas till låglöneländer samtidigt som nya yrken och arbeten tillkommer.
  Förändringarna är många och de berör inte bara andra i främmande länder utan även oss här hemma och vårt arbete. Med en ökad grupp äldre kommer behovet av både hemservice och institutionella hälso- och omvårdnadstjänster att öka.

Att ta ansvar för sitt arbete är allas angelägenhet. Jag tror på den goda utvecklingsviljan och på kraften att förbättra. Men för att kunna förändra och förbättra måste man förstå det som ska utvecklas. Jag har skrivit denna bok för att söka förstå hur vi kan påverka det som berör vårt arbete. Arbeten som vi kommer att lämna i arv till våra barn att ifrågasätta och utveckla. På samma sätt som vi har förvaltat arvet från tidigare generationer. Därför finns det i boken tillbakablickar som visar hur generationer före oss har tagit sitt utvecklingsansvar.

Så löd förordet år 2006 när bokens första upplaga publicerades. Det har gått tio år sedan dess och nu är rätt tid att fråga vad som har hänt på arbetsmarknaden och i bemanningsfrågan. Vad kan ifrågasättas av det som skrevs första gången för tio år sedan, vad saknas och vilka erfarenheter har bokens användning som lärobok på universitetsutbildningar och arbetsplatskurser gett? Låt oss börja med att gå tillbaka till den första boken och dess förordstext och sedan fortsätta diskussionen om vad åren har fört med sig i ämnet bemanning.

I boken ställer jag tre frågor som jag söker svar på genom att beskriva och förklara det som påverkar och påverkas av sättet att bemanna arbetet. Frågorna lyder som följer:

Vilka är vi?
Hur ser gruppen, arbetsenheten eller organisationen ut vars bemanning vi studerar? Med personalredovisning och statistik visar jag hur organisationen är bemannad. Personalbilden växer fram och visar vilka vi är och hur vi väljer att arbeta i olika anställningsformer.

Vad gör vi?
Hur används tiden? Används den till värdeskapande arbete, satsar man på tid som ger förutsättningar för bättre och effektivare verksamhet eller försvinner tiden på att söka lösningar på problem orsakade av personalbrist och frånvaro? Behåller organisationen all den kompetens som rekryteras och utvecklas på arbetsplatsen? Personalomsättning är mer än ett mått på personalens rörlighet. Det är ett mått på arbetstillfredsställelsen och ”ett betyg” på bemanningen och dess sätt att fungera. När bemanningen är rätt dimensionerad och verksamheten uppnår sina mål på ett effektivt, produktivt sätt och med hög kvalitet som tillfredsställer kunder och leverantörer, utvecklas både organisationen och människorna i den. Då finns det tid för värdeskapande.

Så långt frågorna i den första upplagan år 2005. Nu efteråt tycker jag att inledningsfrågorna är något vaga och att de visar att jag sökte en struktur för de ämnen som skulle ingå i bemanningens ekonomi. Så är det ofta när den första versionen av en lärobok skapas, innan den är klar att användas som kursbok i ekonomi- och personalutbildningar och på arbetsplatser som handledning vid bemanning. För tio år sedan var det viktigt att få grepp om ämnen som ingår i
bemanningens ekonomi: allt från personal- och tidsanvändningsstatistik och ekonomi till organisationsläror som förklarar siffrornas innehåll. Jag var ute efter kvantitativa och kvalitativa mått som grund för det nya ämnet bemanningsekonomi. Den funna ansatsen håller fortfarande och kommer inte heller att ändra sig speciellt mycket under kommande år. När vi mäter och räknar på människan i arbetet är det alltid viktigt att ha fakta om arbetskraftskostnaders utveckling och orsak, personalantal och anställningsförhållanden, tidsanvändning och hur organisationens kompetens byggs upp, används och utvecklas. Från organisationslärorna behövs kunskap om arbetsmotivation, organisationskultur och hur verksamheter tar vara på människors vilja att utveckla sig själva och sitt arbete. Bemanning, hur den utformas och fungerar, är en viktig arbetsmiljöfråga som därför har funnits med i boken från början. Själva innehållet som omfattar personalredovisning, tidsanvändning och ekonomi har inte omarbetats väsentligt i senare upplagor – det som har gjorts är att precisera begrepp och uppdatera statistik. Däremot har det hänt en hel del med frågan om vart vi är på väg med bemanningen. För tio år sedan undrade jag som följer:

Vart är vi på väg med sättet att bemanna arbetet?
Klarar vi utmaningarna och skapar vi förutsättningar för framtiden? Det man förstår kan man också påverka och förändra, är en gammal sanning som ofta upprepas i samband med förändringar. Det som inte är begripligt skapar frustration och passivitet. Att tillsammans skapa en bemanning som är hanterbar och möjlig att påverka, att ifrågasätta och förändra när något inte fungerar och måste göras bättre, är en utmaning för alla. Min ambition med denna bok är att skapa engagemang och vilja att påverka arbetets utformning genom satsningar på bättre bemanningsredovisning. En redovisning som underlättar dialogen om arbetet och dess villkor.

Tanken håller, men våra arbetsplatser och vårt arbete har aldrig tidigare förändrats så snabbt som under det gångna året 2015. År 2005 då jag skrev första bemanningsboken låg arbetslösheten på 7–8 procent och sjukfrånvaron var rekordhöga nära 9 procent av ordinarie arbetstid1. Många av problemen kring bemanning handlade då om hur andelen arbetad tid kan ökas utan att arbetskraftskostnaderna ökar och därmed minska de genomförda rationaliseringarnas nytta. Bemanning kom att förknippas med kostnader och kostnadsminskning. Kostnadsminskningsargumenten användes flitigt för att motivera politiska satsningar, fackliga projekt och arbetsmiljöinvesteringar. Pressen slog upp stora rubriker om antingen enorma sjukfrånvarokostnader eller ännu större vinster som skulle kunna skapas med nytt sätt att bemanna arbetet. Ekonomiska argument användes som situationsanpassade fyllnadsord. Ord som delaktighet och dialog fick guldkantade ramar. Det är visserligen bra att lägga vikt vid dialog och delaktighet, men det slant också med något vars innehåll i början var svårt att förstå. Dörren hade öppnats för det innehållslösa pratet, ett prat som jag kallar för arbetets moderetorik. Det kännetecknas av att man pratar om vad man skulle kunna göra utan att göra det – kort sagt, att prata som om det sagda var sant och redan verkställt. Att vi är på väg att få pladdrande men inte handlande organisationer förstod jag och mina forskarkollegor när våra studenter skrev om ansvar i sina examensarbeten och gjorde fallstudier om innehållet och tillämpningen av de väl utannonserade ansvarslärorna. Det var inte alltid frågan om att ta ökat ansvar för verksamheten utan informationskampanjernas syfte var att få organisationen att framstå som just ansvarstagande. Det man inte sade i annonsen var att allt egentligen var påhittat för marknadsföringens skull. Det handlade snarare om varumärkesmarknadsföring som gav positiva signaler än en äkta satsning på personalen och arbetsmiljön. En ny pratkultur föddes med gott om kapital att göra sig synlig på tidningars debatt- och annonssidor där den i valtider anammades flitigt av bl.a. kommuner. I en sådan kultur leder inte heller alla bemanningsprojekt till någon konkret förbättring av de anställdas arbetsförhållanden. I stället avstannar projekten helt efter kartläggning, problembeskrivning, rapportskrivning och genomförd marknadsföringskampanj. Vissa projekt avslutas innan de ens har inletts.

Ord som tidigare hade haft ett konkret innehåll började leva sitt eget liv. Så också orsak- och verkanssambanden som i arbetsmiljö-, ekonomi- och personalredovisning hade haft en vedertagen vetenskaplig grund men nu användes helt okritiskt. All sjukfrånvaro kom att vara dyr, mycket dyr, oavsett om det i verkligheten fanns belägg för en sådan slutsats. I brist på statistik räknade några på påhittade siffror som om de var sanna och verifierbara. Miljonkostnaderna växte i räkneyran och siffrorna till och med färgades av huruvida det var valår eller inte. Mycket av det som jag trodde skulle kunna åstadkommas med de första bemanningsprojekten stupade på svårigheter att få fram relevant tidsanvändningsstatistik från offentliga sektorns arbetsplatser där just sjukfrånvaron i kommuner var högst och åtgärdsbehovet störst. Statistikkvaliteten har blivit något bättre men är fortfarande låg och duger inte till någon faktaredovisning, än mindre som underlag för ekonomiska kalkyler. Därför har jag inte heller i den här upplagan ändrat min text om de grundläggande personalredovisningsfrågorna om tid, personal och ekonomi. Mycket av det arbete som krävs för att få faktaunderlag till personalredovisning och korrekt redovisade sjukfrånvarovolymer till sjukfrånvarokostnadskalkylen samt siffror om kompetensuppbyggnad och avveckling är fortfarande ogjort. Tidsanvändningsstatistik finns och tillhandahålls av Svenskt Näringsliv för dess medlemsorganisationer medan en motsvarande arbetsgivartjänst för landets samtliga kommuner och landsting saknas. Statliga myndigheter har inte heller tillgång till tidsanvändningsstatistik hämtad från löneredovisning, utan gör en gång per år en enkätundersökning om sjukfrånvaron.

Argumenten för bättre arbetsmiljö och rätt bemanning med goda utvecklingsmöjligheter har alltid motiverats med kostnadsminskning, dvs. man har sett enbart resultaträkningens kostnader som påverkbara vid miljö- och personalsatsningar. Intäkterna har inte alls berörts. I verkligheten vill den som investerar i arbetsmiljö, personalens kompetensutveckling och bemanning räkna hem satsningen med ökade intäkter eller hög kundnytta.

Ytterligare ett par begrepp från företagsekonomin har under dessa tio år vållat bekymmer och det är orden ”lönsamhet” och ”vinst” som ofta förekommer på helt fel ställen. När man i skattefinansierade verksamheter talar om lönsamhetsökning eller hög vinst för en statlig myndighet är man på väg att spåra ur. Jag har funderat en hel del på varför just dessa ord används i fel sammanhang och funnit att det kanske har något att göra med det att användarna inte är riktigt medvetna om den strategi som verksamheten styrs av. De blandar ihop vinstdrivande privata företags styrningsstrategier med kommuners och myndigheters strategi som går ut på att hålla ihop det system som skapar värde för kunder/ mottagare/brukare. Läran heter systemstrategi, och dess teoretiska grund har helt andra utgångspunkter än läran om företagens vinstmaximering. I fjärde upplagan finns ett nytt kapitel om den här strategin och hur den styr bemanningen.

Vad har jag själv lärt mig under åren? Mycket – alltför mycket att berätta i inledningstexten. Men en sak står i en klass för sig: människan. Det har hänt något med människan, som fortfarande i början av 20-talet mättes med från produktionsekonomin härledda mätstickor och vars rationalitet i ekonomiska sammanhang fångades med för industriproduktionen skräddarsydda mått: produktivitet, effektivitet och kvalitet. Professor, Peter Drucker skrev som 92-åring i sin sista bok om företagens framtid och kommande utmaningar: framtidens arbetskraft består av kunskapsarbetare och deras arbete ska mätas med helt nya mått. Det gamla sättet fångar inte upp utvecklingen. Kunskapsarbetarnas produktivitet går inte att mäta med enkla utfall-delat-med-insats-mått. Det som inom industriarbetet ansågs vara tidseffektivt, att producera mycket och snabbt, kräver i dag i omvårdnadsarbete ett nytt synsätt och nya måttstockar för att ge tid för relationen och för mötet med människan.

Så är det också med synen på tjänster, service och produktion som var och en har sitt eget rationalitetsmått. Några av dessa mått är redan färdigutvecklade och finns med i boken, andra söker fortfarande sin rätta form och får mogna och vänta till kommande uppdateringar. Ett viktigt begrepp som återkommer i mät- och redovisningssammanhang är ordet samtidighet. Att vi i framtidens arbete ska klara av att hantera många samtidigt pågående aktiviteter, ta vara på allas kompetens och dela med oss av vår egen yrkesskicklighet samtidigt som vi åstadkommer något som skapar värde för mottagaren. Det är en utmaning!
______________________________________
På sidan 140 finns från SCB:s AKU-statistik ett diagram som visar arbetslöshetsutvecklingen från år 2005 till 2015.

Tallinn den 15 januari 2016 för den fjärde omarbetade upplagan
Paula Liukkonen